Automatización

Ejecución automática de tareas o transiciones según reglas, eventos o decisiones predefinidas. Puede existir sin utilizar inteligencia artificial. «Automatización» describe una parte de la lógica operativa del trabajo. Conviene documentarlo antes de automatizar, porque permite distinguir pasos, entradas, decisiones, responsables, excepciones y resultados. La automatización mejora un proceso cuando reduce trabajo innecesario sin ocultar reglas ni eliminar los puntos de control que siguen siendo necesarios.

En un rediseño operativo, automatización se hace explícito en el mapa del proceso para que negocio y tecnología compartan la misma lógica. Después se decide si debe mantenerse manual, automatizarse con reglas o apoyarse en IA.

Importa cuando el trabajo pasa por varias personas o sistemas, existen esperas o excepciones, o se plantea automatizar una parte del flujo. Hacer explícito automatización evita que la implementación técnica sustituya decisiones de proceso que aún no se han resuelto.

No debe utilizarse como sinónimo de «Automatización determinista». Este último se refiere a automatización cuyo comportamiento se deriva de reglas explícitas y predecibles: ante las mismas condiciones produce el mismo resultado previsto. «Automatización» tiene un alcance distinto y debe conservarse como concepto propio para evitar decisiones o búsquedas ambiguas.

Los datos de un formulario crean automáticamente un expediente y tareas sin que una persona copie la información entre sistemas.