Procesos, automatización y trazabilidad
Acción
Paso que ejecuta un sistema después de un disparador o una decisión: crear una tarea, actualizar un registro, enviar un aviso o llamar a otro sistema.
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Definiciones breves para saber qué significa cada concepto, cuándo importa y cómo se traduce al trabajo diario.
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Paso que ejecuta un sistema después de un disparador o una decisión: crear una tarea, actualizar un registro, enviar un aviso o llamar a otro sistema.
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Ejecución automática de tareas o transiciones según reglas, eventos o decisiones predefinidas. Puede existir sin utilizar inteligencia artificial.
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Automatización que reacciona a eventos emitidos por sistemas o procesos, como un cambio de estado, una alta, una modificación o una fecha alcanzada.
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Automatización cuyo comportamiento se deriva de reglas explícitas y predecibles: ante las mismas condiciones produce el mismo resultado previsto.
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Automatización mediante software que reproduce acciones humanas sobre interfaces de aplicaciones, como abrir pantallas, copiar datos o completar formularios.
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Notación estándar para representar procesos mediante eventos, tareas, decisiones, flujos y participantes. Resulta útil cuando un diagrama informal ya no basta para describir el proceso con precisión.
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Aplicación concreta de una tecnología o funcionalidad a un problema real, con actores, objetivo, entradas, condiciones y resultado esperado.
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Regla lógica que determina si un flujo continúa, se desvía, espera o se detiene según el valor de uno o varios datos.
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Punto de un proceso cuya capacidad, espera o dependencia limita el rendimiento del conjunto y genera retrasos, acumulación de trabajo o errores.
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Evento que inicia una automatización o transición de flujo, por ejemplo la llegada de un formulario, un cambio de estado o el vencimiento de una fecha.
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Flujo diseñado para que una persona o rol revise y autorice una acción antes de que el proceso continúe o produzca efectos.
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Secuencia concreta de pasos, responsables, estados y decisiones por la que avanza un trabajo desde su inicio hasta su cierre.
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Diseño de qué debe ocurrir cuando un dato falta, una validación falla, un servicio no responde o aparece un caso que no sigue el flujo normal.
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Disciplina para modelar, ejecutar, medir y mejorar procesos de negocio de forma continua. No es sinónimo de una herramienta concreta de automatización.
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Diseño en el que una persona revisa, valida, corrige o autoriza antes de que el sistema complete una acción. Es un patrón operativo y no equivale automáticamente a la supervisión humana exigida por una norma.
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Representación estructurada de los procesos de una organización y de sus relaciones, útil para identificar dependencias, duplicidades, responsables y puntos de mejora.
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Coordinación de varios pasos, servicios, automatizaciones o agentes para que funcionen como un proceso completo con orden, dependencias y control de errores.
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Respuesta prevista para continuar, detener o escalar un proceso cuando la opción principal falla o no ofrece suficiente confianza.
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Conjunto ordenado de actividades que transforma entradas en un resultado para un usuario, cliente o área interna, con responsables, decisiones y excepciones identificables.
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Descripción verificable de cómo funciona hoy un proceso, incluidos pasos reales, herramientas, esperas, excepciones y trabajo manual. Debe levantarse antes de diseñar la situación futura.
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Diseño del proceso futuro que se pretende implantar después de eliminar fricciones, redefinir responsabilidades y decidir qué conviene automatizar o asistir con IA.
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Momento del proceso en el que debe elegirse entre dos o más caminos según una regla, dato, validación o criterio humano.
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Criterio operativo definido por la organización que determina permisos, prioridades, límites, excepciones, cálculos o decisiones dentro de un proceso.
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Capacidad de reconstruir qué ocurrió en un proceso: quién intervino, qué datos se usaron, qué decisiones se tomaron, qué sistema actuó y qué resultado quedó registrado.
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